何ができるか
- BOXに届いた声を確認し、次にすることを選べます。
- 確認予定日や対応結果を記録し、あとから振り返れます。
- 必要な声だけを、設定済みのスタッフへメールで共有できます。
どこから開くか
1. 左メニューの「BOX」を開きます。
2. 確認するBOXを選びます。
3. 「BOXサマリー」の「届いた声への対応」を確認します。
4. 対象のカードで「詳細と対応を見る」を押します。
左メニューの「改善タスク」から対象の声を選び、詳細を開くこともできます。
カードの見方
- 「確認したい声」：現場で確認したい内容です。
- 「良かった声」：スタッフへの共有候補となる内容です。
- 「判断の材料」：対応を考えるきっかけになった回答です。
- 「確認予定」：あとで確認する日が記録されています。
- 「対応済み・振り返り待ち」：対応後の状況を確認する段階です。
- 「完了」：対応結果が記録され、通常の対応一覧から完了一覧へ移っています。
表示された声だけで原因や改善効果が決まるわけではありません。現場の状況と合わせて判断してください。
最初の対応を選ぶ
「確認したい声」では、状況に応じて次の操作を選びます。
- 「あとで確認する日を決める」：確認する日を選び、確認予定として記録します。「対応のお知らせ」を受信中の場合は、選んだ日以降の配信対象になります。メールを手作業で作る必要はありません。
- 「今回は対応不要」：今回は対応しないと記録し、案件を完了へ移します。
まず現場を確認したい場合は、「あとで確認する日を決める」を選んでください。
確認後の結果を記録する
確認予定にした声では、確認後に次の操作を選べます。
- 「対応を完了した」：現場で対応したことを記録します。案件はすぐに完了せず、振り返りへ進みます。
- 「確認した・現状でよい」：内容を確認した結果、現在の運用で問題ないと記録して完了します。
- 「確認日を変更する」：まだ確認できていない場合に、次の確認日を選び直します。
「対応を完了した」は、先に確認日を決めて「確認予定」になった案件で表示されます。
対応後に振り返る
「対応を完了した」を選ぶと、その場で「対応済み・振り返り待ち」に変わり、次の確認予定が7日後に設定されます。
- 「振り返りを終える」：対応後の状況を確認し、案件を完了します。
- 「まだ判断できない」：回答が少ない場合などに、終了せず7日後にもう一度確認します。
- 「確認日を変更する」：振り返る日を選び直します。
BOX内のカードでは、「対応完了後に届いた声を確認する」を押すと、対応日よりあとに同じBOXへ届いた回答を最大5件確認できます。個別の詳細画面では、対応後に届いた声がそのまま表示されます。
この回答はBOX全体から表示され、元の案件と自動で関連付けられたものではありません。改善効果を断定する表示でもありません。
良かった声を扱う
「良かった声」では、次のいずれかを選べます。
- 「今すぐメールで共有」：設定済みの宛先へメールを送り、共有済みとして案件を完了します。
- 「別の方法で共有済み」：朝礼や口頭など、メール以外で共有したことを記録して完了します。
- 「今回は共有しない」：今回は共有しないと記録して完了します。
- 「あとで確認する日を決める」：判断を保留し、確認する日を記録します。
メールの共有先が未設定の場合は、先に「メール共有先を設定」を押して送信先を保存してください。送信先を保存しただけではメールは送られません。
確認したい声をスタッフへ共有する
「確認したい声」も、必要に応じて「今すぐメールで共有」からスタッフへ送れます。
「確認したい声」の場合、スタッフへ共有しても案件の対応状況は変わりません。共有後も、確認予定や対応結果を別途記録してください。
完了した対応を確認する
- BOX内では、「届いた声への対応」の「完了」を選ぶと確認できます。
- 全BOXをまとめて見る場合は、左メニューの「改善タスク」を開き、「完了」を選びます。
確認できる内容は画面によって異なります。
- 「改善タスク」の「完了」：完了理由と更新日を確認できます。
- BOX内の詳細：対応を実施した場合に、対応完了日を確認できます。
- メールで共有した場合：共有日と送信人数を確認できます。
終了した本人は、完了後10分以内であれば「終了を取り消す」から元の状態へ戻せます。
「終了を取り消す」で戻るのは案件の状態だけです。送信済みのメールは取り消されず、共有の記録も残ります。
権限と対象プラン
- Basic、Advance、Enterpriseで利用できます。
- AdminとEditorは、対応の記録、通知設定、スタッフ共有先の設定ができます。
- Viewerは内容を確認できますが、対応を変更できません。
注意点
- 判断カードは、届いた声を確認するきっかけです。原因や改善効果を断定するものではありません。
- 回答が削除された場合、判断の材料を表示できないことがあります。
- 別の担当者が先に更新した場合は、画面を更新して最新の状態を確認してください。
- 閲覧モードのワークスペースやアーカイブ済みのBOXでは、対応の変更、「対応のお知らせ」の開始・変更、スタッフ共有はできません。既存の受信設定は、Admin、または受信中のAdmin・Editorが停止できます。
- 「対応のお知らせ」と日次レポートは別のメールです。
- 「スタッフ共有済み」は、メール送信が受け付けられた記録です。スタッフがメールを読んだことや内容を確認したことを示すものではありません。
よくあるケース
Q. 「対応を完了した」が表示されません
A. 最初に「あとで確認する日を決める」を選び、案件が「確認予定」になったあとに表示されます。
Q. スタッフへ共有したのに確認案件が完了しません
A. 「確認したい声」のスタッフ共有は、対応状況を変更しません。確認結果を別途選んでください。「良かった声」は、メール共有すると共有済みとして完了します。
Q. 完了したカードが見つかりません
A. BOX内の「完了」または左メニュー「改善タスク」の「完了」を選んでください。