何ができるか
- 担当者本人が、カード化された声（確認したい声・良かった声）や確認予定をメールで受け取れます。
- スタッフへ共有したい声の送信先をBOXごとに設定できます。
- 日次レポート、対応のお知らせ、スタッフ共有の違いを確認できます。
どこから開くか
1. 左メニューの「BOX」を開きます。
2. 設定するBOXを選びます。
3. BOX詳細の「メール通知設定」を開きます。
3種類のメールの違い
メールは3種類あり、目的・受信者・送信のきっかけがそれぞれ異なります。
- 「日次レポート」：前日にBOXへ届いた声を振り返るためのメールです。日次レポートに設定した宛先へ、配信設定に基づいて自動送信されます。
- 「対応のお知らせ」：カード化された声（確認したい声・良かった声）、確認予定日、前回対応した声の続きを担当者が確認するためのメールです。受け取りを開始したログイン中の担当者本人へ自動送信されます。新しくカード化された声は毎日または週1回の設定に従い、期日を迎えた案件は指定した曜日以外にも届きます。
- 「スタッフ共有」：選んだ1件の声を現場スタッフへ共有するためのメールです。BOXに設定した共有先へ、対応カードの「今すぐメールで共有」を確定した直後に送信されます。
一方を停止・変更しても、ほかのメール設定は変更されません。
対応のお知らせを受け取る
1. 「対応のお知らせを受け取る」を開きます。
2. 「受け取る頻度」で「毎日受け取る」または「週1回受け取る」を選びます。
3. 週1回の場合は「受け取る曜日」を選びます。
4. 「受け取りを始める」を押します。
新しくカード化された声（確認したい声・良かった声）のお知らせは、ここで設定した頻度で届きます。
確認予定や振り返りの期日を迎えた案件は、期日以降に自動で届きます。週1回を選んでいる場合でも、指定した曜日以外に届くことがあります。
担当者がメールを作成したり、送信ボタンを押したりする必要はありません。
受信先は、受け取りを開始したログイン中の担当者本人です。メールアドレスの確認が終わっていない場合は、画面の案内に従って「アカウントの確認メールを送る」を押してください。
対応のお知らせを変更・停止する
- 頻度や曜日を変える場合は、内容を選び直して「受け取り方を保存」を押します。
- 停止する場合は「受け取りを停止」を押します。
- 別の担当者が受信中の場合は、受信中のAdmin・Editor本人、またはAdminが停止したあと、新しい担当者が受け取りを開始します。
スタッフ共有先を設定する
1. 「スタッフ共有メールの送信先」を開きます。
2. 「共有先メールアドレス」に、1行に1件ずつ入力します。
3. 「送信先を保存（メールは送らない）」を押します。
共有先は最大20件まで設定できます。送信時に、宛先同士のメールアドレスは表示されません。
ここで行うのは送信先の保存だけです。保存してもスタッフへメールは送られません。
スタッフへメールを送る
1. 「BOXサマリー」の「届いた声への対応」から対象のカードを開きます。
2. 「今すぐメールで共有」を押します。
3. 確認画面で送信人数を確認します。
4. 「今すぐメール送信」を押します。
送信が受け付けられると、カードに「スタッフ共有済み」、送信人数、共有日が表示されます。同じ案件を重複送信しないよう、共有済みのカードには再送ボタンを表示しません。
共有後の案件の扱い
- 「良かった声」：「今すぐメールで共有」を確定すると、共有済みとして案件が完了します。
- 「確認したい声」：メールを共有しても対応状況は変わりません。確認予定や対応結果を別途選びます。
- メール以外で共有した「良かった声」：「別の方法で共有済み」を選ぶと、共有した記録を残して完了できます。
権限と対象プラン
- Basic、Advance、Enterpriseで利用できます。
- AdminとEditorは、受信設定とスタッフ共有先を変更できます。
- Viewerは設定状態と共有先の人数を確認できますが、変更できません。共有先のメールアドレスは表示されません。
注意点
- 「対応のお知らせ」は日次レポートとは別のメールです。
- 閲覧モードのワークスペースやアーカイブ済みのBOXでは、「対応のお知らせ」の開始・変更やスタッフ共有はできません。既存の受信設定は、Admin、または受信中のAdmin・Editorが停止できます。
- スタッフ共有先はBOXごとの設定です。別のBOXには引き継がれません。
- 「スタッフ共有済み」は、メール送信が受け付けられたことを示します。スタッフの既読や内容確認を示すものではありません。
- 現在、スタッフがメール内で「確認しました」を押し、確認人数を記録する機能はありません。
- 「送信結果を確認中」が続く場合は再送せず、対象BOX、声の内容、操作日時を添えて管理者またはサポートへ連絡してください。重複防止の状態は自動では解除されません。
よくあるケース
Q. 送信先を保存したのにメールが届きません
A. 保存だけでは送信されません。対象の対応カードで「今すぐメールで共有」を押し、確認画面で送信を確定してください。
Q. 日次レポートを停止したら対応のお知らせも止まりますか
A. 止まりません。別々の設定です。それぞれのカードから状態を確認してください。
Q. 「スタッフ共有済み」はスタッフが読んだという意味ですか
A. いいえ。メール送信が受け付けられた記録です。既読や内容確認は記録していません。